在KPI專欄中，我將會提醒你一些HR在數字中容易犯的錯誤與迷思，往往這些小地方，將鑄成未來不可收拾的大麻煩。
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離職率的計算
離職率應該是HR最常分析的KPI之一，幾乎每個HR都應該有提供過相關的數字，今天就來談談離職率的分析。大家都知道離職率的公式如下：
離職率 = 離職人數 / (期初人數+期末人數)/2
一般來說，離職率的定義是當期離職人數除以當期平均人數，常被拿來計算月度與年度的離職率，我們先來看看月度離職率，計算公式如下：
月離職率 = 當月離職人數 / (上月底在職人數 + 當月底在職人數)/2
在之前已經有跟大家介紹過當月離職人數的定義，相信大家應該不會發生錯誤。這樣的公式對於社會科學背景的人可能覺得很正常，但是對於數理背景的人可能會覺得很奇怪，這樣的定義是沒有連續性的，如果當月新進且當月離職人多的話，這個數字還會超過100%。我曾經被一位從其他單位轉到HR的主管追問離職率的『物理定義』是什麼，是否可能用微積分來計算人員流動的狀況，這樣要求精準的精神是我們HR要學習的，不過社會科學本來就存在很多估算的概念，要很精確的找到一個公式來衡量社會科學的現象是很困難的，畢竟人與人之間也存在很大的差異，每個人離職對組織的影響都不同，這也是社會科學有趣的部分。
也有製造單位的主管認為我們的公式是有很大的問題，離職率不應該有破百的機會發生，甚至在公司內部發表了兩篇KM來反駁HR的定義有問題，他認為離職率應該是『當期離職人數 / (期初人數 + 當期離職人數)』，這樣才是對的，而且永遠不會破百(其實在大陸直接人員離職率破百是很正常的)。這樣的公式是否正確我並沒有太多想法，但顯然與普遍認知有很大的出入，我一直比喻離職率的公式只是一把尺，尺的刻度有公制、英制、美制...等等不同，你只要確認你昨天和今天都拿同一個刻度的尺來量自己就可以了，用什麼刻度其實沒有太大意義。不過社會科學還有一個特別現象，就是要跟外界Benchmark，是好是壞沒有一定的標準，通常要比了才會知道，所以建議還是用外面普遍接受的刻度會好一些。
另外，年離職率的計算在不同公司可能就會有差異，主要有以下兩種：
I. 年離職率 = 當年離職人數 / (上年底在職人數 + 當年底在職人數) / 2
II. 年離職率 = ∑ 各個離職率
到底哪一種是對的呢？就像我之前說的，我並沒有標準答案，不過我認為公式 II 會有一定的優點，我們一起來看看有哪些優點。
如果整年度每個月份人數都一樣的話，其實這兩個公式算出來的結果也是一樣的，不會有任何差異，或者說人數變化不大的時候，這兩個數字不會有太大的差異。但是在新廠或是新的組織成立時，通常人數起伏變化大，這兩個公式的計算結果就會截然不同，我們來看下面這個例子：
一個新的廠或者是新的組織，通常可能因為Loading比較重，或者組織較不安定，初期離職率都會比較偏高，在這個例子來看，公式I的結果是36.0%，而公式II的結果是71.3%，有著近兩倍的差距。在公式I中，它的分母固定都是500人 [(100+900)/2]，所以在1月份的時候會有低估離職率的現象，只有貢獻年離職率的10%，遠低於實際狀況37.5%；而在12月份時，他貢獻了2%，也高於實際的1.2%，其實在1月份離職率已經高於公式I整年度的36%，所以在這種狀況的時候，可以看出它的缺點。
公式II還有一個優點，就是比較容易進行規劃，通常我們會去訂出年度離職的KPI，每個月累加比較容易去掌握狀況，可以很快的推算到底未來幾個月要控制的進度，不會因為在職人數而影響整體的數字。所以我個人比較偏好使用公式II的定義。
另外，針對離職率也會增加很多不同維度去讓它更有意義，包含自願與非自願離職、年資、績效、職務層級...等等，這些使用上也有很多需要注意的部分，在之後的內容再來跟各位介紹。
要製作報表最重要的是要掌握報表的目的，而不是為了數字而去調整報表的定義，怎麼樣讓數字精準忠實的呈現是一門很大的學問，也是HR應該要遵守的原則。曾經看過某公司，為了讓離職率好看，就把離職人數扣掉到職三個月內離職的新人再去計算，這樣並不是很好的做法，其實應該是要去進一步剖析新進人員離職的現象，從數字中找出問題，而不是利用數字去掩蓋事實。
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